Termos de Uso

1Aceitação dos Termos

O Docnitz é o serviço disponível em docnitz.com (“Docnitz”, “nós”), com contato pelo e-mail contact@docnitz.com.

Estes Termos de Uso regulam a contratação e o uso do Docnitz. Ao criar uma conta, contratar uma assinatura ou usar o Serviço, você declara que leu e concorda com estes Termos e com a Política de Privacidade. O aceite é registrado com a versão do documento, a data e a hora.

O Serviço é destinado ao uso profissional por empresas. Quem aceita estes Termos em nome de uma empresa declara ser maior de 18 anos e ter poderes para representá-la.

2Definições

• Serviço: a plataforma Docnitz, acessada pela internet, incluindo os alertas por e-mail.
• Cliente: a empresa (pessoa jurídica ou empresário) que cria a conta e contrata o Serviço.
• Administrador: usuário do Cliente com permissão total na conta, inclusive para convidar usuários, excluir registros e gerenciar a assinatura.
• Usuário: pessoa autorizada pelo Cliente a acessar a conta, com as permissões do seu perfil.
• Conteúdo do Cliente: informações e arquivos cadastrados na conta, como dados de funcionários, clientes, documentos e vencimentos.
• Assinatura: a contratação de um plano, mensal ou anual, com o período de teste quando aplicável.
• Mercado Pago: a empresa de pagamentos que processa as cobranças (cartão de crédito e Pix).

3Descrição do Serviço

O Docnitz é um software oferecido como serviço (SaaS) para controlar documentos e vencimentos. Permite cadastrar documentos com datas de emissão e vencimento, anexar arquivos, vincular documentos a funcionários, clientes e responsáveis, acompanhar a situação de cada documento, gerar relatórios, consultar o histórico de alterações (conforme o plano) e receber um resumo por e-mail com o que está vencido ou a vencer.

O Serviço é uma ferramenta de apoio. A situação dos documentos e os alertas dependem das datas e dos e-mails informados pelo Cliente e da entrega das mensagens pelos provedores de e-mail. O Cliente continua responsável por cumprir os prazos legais, contratuais e regulatórios do seu negócio e por acompanhar o painel do Serviço.

4Cadastro e conta

• O cadastro tem duas etapas: (1) escolha do plano e dados da conta; (2) pagamento — cartão de crédito ou, no plano anual, Pix. A conta só é criada quando o pagamento é validado (cartão aceito ou Pix confirmado).
• Cadastros iniciados e não concluídos são apagados automaticamente após 24 horas (ou após o vencimento do Pix gerado).
• Cada conta pertence a uma única empresa. Quem cria a conta torna-se o primeiro Administrador. Um mesmo e-mail só pode estar vinculado a uma conta.
• O Cliente deve fornecer informações verdadeiras e mantê-las atualizadas.
• Login e senha são pessoais e intransferíveis. O Cliente responde pelas ações feitas com as credenciais da sua conta e deve nos avisar sobre qualquer uso não autorizado.

5Responsabilidades do Administrador

O Administrador age em nome do Cliente e é responsável por:

• convidar apenas pessoas autorizadas e definir o perfil de cada uma;
• inativar imediatamente o acesso de quem não deve mais usar o Serviço (por exemplo, ex-funcionários);
• gerenciar a assinatura, a forma de pagamento e o cancelamento;
• configurar os alertas (dias de aviso e destinatários, conforme o plano) e manter os e-mails dos usuários corretos;
• orientar os usuários sobre o cadastro apenas dos dados necessários.

6Usuários e permissões

O número de usuários ativos é limitado pelo plano contratado.

7Teste gratuito de 14 dias

• A assinatura no cartão de crédito (mensal ou anual) começa com 14 dias de teste grátis, com os recursos e limites do plano escolhido. O teste é um período da assinatura, não um plano à parte.
• É obrigatório cadastrar um cartão de crédito para iniciar o teste. Nada é cobrado durante o teste.
• Ao fim do teste, a primeira cobrança do plano e do ciclo escolhidos é feita automaticamente no cartão cadastrado. A data prevista aparece no checkout, no e-mail de boas-vindas e em Plano e cobrança, e enviamos lembretes por e-mail 3 dias e 1 dia antes do fim do teste.
• Se o Cliente cancelar durante o teste, não é cobrado e continua com acesso até o fim dos 14 dias.
• O teste é concedido uma única vez por empresa. Uma nova assinatura de quem já usou o teste é cobrada imediatamente.
• O pagamento via Pix não tem teste grátis.

8Planos e preços

Não há plano gratuito. Os planos disponíveis nesta data, com preços em reais, são:

• Os recursos e limites são os mesmos nos ciclos mensal e anual; muda apenas a forma de cobrança.
• Os limites (documentos, usuários e armazenamento) impedem apenas a criação de novos itens. Se o uso passar do limite, nada é apagado: o Cliente continua consultando, baixando e arquivando documentos e inativando usuários, mas não cadastra novos itens e os alertas ficam pausados até reduzir o uso ou mudar de plano.
• Preços e condições podem ser alterados para o futuro, com aviso prévio por e-mail aos Administradores. A alteração vale a partir da renovação seguinte ao aviso (no plano anual, na próxima renovação anual).

9Assinaturas

• Cada empresa tem uma assinatura em vigor por vez. Ao contratar um novo plano, a assinatura anterior no cartão é cancelada no Mercado Pago.
• A situação da assinatura (teste, ativa, pagamento pendente, cancelada), a próxima cobrança, a forma de pagamento e o histórico de pagamentos ficam em Plano e cobrança, acessível ao Administrador.
• Enviamos por e-mail aos Administradores os avisos importantes: início do teste, lembretes do fim do teste, pagamento aprovado ou recusado, cancelamento, Pix aguardando ou confirmado e vencimento do plano anual.

10Pagamentos

• Os pagamentos (cartão de crédito e Pix) são processados pelo Mercado Pago.
• Os dados do cartão são digitados em um formulário seguro do próprio Mercado Pago, exibido dentro do Docnitz, e transformados em um código (token). O Docnitz não recebe nem armazena o número completo do cartão nem o código de segurança (CVV); guardamos só a bandeira e os 4 últimos dígitos, para exibição.
• O cartão é cobrado à vista (sem parcelamento) no início de cada ciclo, após o fim do teste. Cartões de débito não são aceitos.
• A confirmação do pagamento é feita pelo Mercado Pago e conferida pelo Docnitz antes de liberar ou mudar o acesso.
• Valores já pagos não são reembolsados proporcionalmente em caso de cancelamento no meio do ciclo, salvo quando exigido por lei.

11Cobrança recorrente

• Nas assinaturas no cartão, a cobrança é recorrente e automática: mensal (a cada mês) ou anual (a cada 12 meses), no mesmo cartão, até o cancelamento.
• O Administrador pode trocar o cartão a qualquer momento em Plano e cobrança. As próximas cobranças usam o novo cartão.
• Se uma cobrança for recusada, o próprio Mercado Pago faz novas tentativas; veja também a seção Inadimplência.

12Contratação anual

• O plano anual é cobrado uma vez por ano, com desconto em relação a 12 mensalidades (economia de 20%, conforme a tabela acima).
• Pode ser pago no cartão de crédito, com teste grátis e renovação automática a cada 12 meses, ou via Pix, à vista e sem renovação automática.

13Pix

• Disponível apenas no plano anual, pelo valor anual indicado na tabela, à vista. Não há teste grátis no Pix.
• O QR Code e o código "copia e cola" valem por 24 horas. Pix não pago no prazo expira e nada é liberado.
• O acesso é liberado quando o pagamento é confirmado pelo Mercado Pago e vale por 12 meses a partir dessa data.
• Não há renovação automática: avisamos por e-mail cerca de 7 dias antes do fim. Se não houver renovação, o acesso ao plano termina ao fim dos 12 meses, sem exclusão dos dados.

14Cancelamento

• O Administrador pode cancelar a qualquer momento, sem multa e sem fidelidade, em Plano e cobrança. Também pode pedir ajuda pelo e-mail contact@docnitz.com.
• Cancelamento durante o teste: nenhuma cobrança é feita e o acesso continua até o fim dos 14 dias.
• Cancelamento de assinatura paga no cartão: não há novas cobranças e o acesso continua até o fim do período já pago.
• Plano anual via Pix: o cancelamento só registra que não haverá renovação; o acesso continua até o fim dos 12 meses.
• Depois disso, os dados continuam guardados, sem exclusão automática, e o Cliente pode voltar a assinar quando quiser.

15Inadimplência

• Se uma cobrança for recusada, avisamos os Administradores por e-mail e no próprio Serviço.
• Durante uma carência de 7 dias, o uso continua normal, para que o Cliente atualize o cartão. O Mercado Pago tenta cobrar de novo nesse período.
• Após a carência, o acesso fica restrito à tela de Plano e cobrança até a regularização. Isso não exclui dados: tudo volta assim que o pagamento é confirmado.

16Suspensão de acesso

O acesso pode ser restringido ou suspenso:

• por falta de pagamento, após a carência descrita acima;
• ao fim do teste ou do período pago, quando não houver assinatura em vigor (os dados ficam guardados);
• por violação destes Termos, com aviso prévio sempre que possível, ou imediatamente em casos graves (fraude, ataque ao Serviço, conteúdo ilícito, risco a terceiros);
• por ordem de autoridade competente.

Mesmo com o acesso restrito, o Administrador continua podendo acessar Plano e cobrança e seu perfil.

17Encerramento da conta

• O Cliente pode pedir o encerramento definitivo da conta e a exclusão dos dados pelo e-mail contact@docnitz.com, enviado por um Administrador.
• Antes do encerramento, recomendamos baixar os arquivos que deseja manter: enquanto a conta existir, o Administrador pode baixá-los pelo Serviço.
• Após o encerramento, mantemos somente o que for necessário para cumprir obrigações legais ou exercer direitos, como os registros de acesso e de aceite destes Termos, conforme a Política de Privacidade.

18Conteúdo dos clientes

O Conteúdo do Cliente pertence ao Cliente. Ele nos autoriza apenas a armazenar, processar e exibir esse conteúdo para prestar o Serviço (por exemplo, calcular vencimentos, enviar alertas e gerar relatórios). Não vendemos o Conteúdo do Cliente e não o usamos para outras finalidades, como publicidade.

19Arquivos e documentos

• São aceitos arquivos PDF, JPG, PNG, DOCX e XLSX de até 10 MB cada, conferidos pelo tipo real do conteúdo.
• Os arquivos ficam fora de qualquer endereço público: só podem ser baixados ou visualizados por usuários logados da própria empresa, e cada acesso fica registrado no histórico.
• Cada renovação de documento pode guardar uma nova versão do arquivo; as versões anteriores continuam disponíveis.
• O espaço de armazenamento é limitado pelo plano.

20Dados pessoais

Os detalhes — dados tratados, finalidades, bases legais, retenção e direitos — estão na Política de Privacidade, que faz parte destes Termos. O uso de cookies está na Política de Cookies.

21Dados pessoais sensíveis

Documentos como o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), exames e outros documentos trabalhistas podem conter dados pessoais sensíveis, como dados de saúde (Lei nº 13.709/2018 — LGPD, art. 5º, II, e art. 11). Ao cadastrá-los, o Cliente:

• declara ter base legal para esse tratamento (em geral, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória de saúde e segurança do trabalho);
• deve cadastrar apenas os documentos e dados necessários para o controle de vencimentos;
• deve restringir o acesso aos usuários que realmente precisam dele.

O Docnitz trata esses dados somente para prestar o Serviço e aplica as medidas de segurança descritas na Política de Privacidade.

22Responsabilidade do Cliente

O Cliente é responsável:

• pela veracidade, legalidade e atualização do Conteúdo do Cliente, inclusive datas de vencimento e e-mails de destinatários;
• por ter base legal para os dados pessoais que cadastra e por atender os titulares desses dados (pedidos de titulares que recebermos serão encaminhados ao Cliente);
• pelos Usuários que convidar e pelas ações feitas com as credenciais da conta;
• por manter cópias próprias dos documentos originais importantes.

23Uso aceitável

É proibido:

• usar o Serviço para fins ilícitos ou armazenar conteúdo ilegal, ofensivo ou que viole direitos de terceiros;
• cadastrar dados pessoais sem base legal adequada;
• enviar arquivos com vírus ou código malicioso;
• tentar acessar dados de outras empresas, contornar controles de acesso ou testar vulnerabilidades sem autorização por escrito;
• sobrecarregar o Serviço, usar robôs de coleta automatizada ou fazer engenharia reversa do software;
• revender, sublicenciar ou disponibilizar o Serviço a terceiros sem autorização.

24Propriedade intelectual

O software, a marca Docnitz, o layout e os textos do Serviço são de nossa titularidade ou licenciados para nós. A assinatura concede ao Cliente uma licença de uso não exclusiva, intransferível e limitada ao período em que estiver em vigor. Nenhum direito de propriedade intelectual é transferido.

25Disponibilidade do Serviço

Empregamos esforços razoáveis para manter o Serviço disponível e seguro, mas não garantimos funcionamento ininterrupto ou livre de erros. Podem ocorrer interrupções para manutenção e atualizações, ou por falhas de terceiros (hospedagem, internet, e-mail e pagamentos). O suporte é prestado por e-mail, em contact@docnitz.com.

26Backup e armazenamento

• Os dados e arquivos ficam em servidores de nuvem do nosso provedor de hospedagem, descrito na Política de Privacidade.
• Adotamos medidas para preservar os dados armazenados, mas o Serviço não substitui o arquivo dos documentos originais. Recomendamos que o Cliente mantenha cópias próprias dos documentos importantes.
• Enquanto a conta existir, o Administrador pode baixar os arquivos cadastrados a qualquer momento.

27Segurança

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, como conexão criptografada (HTTPS), isolamento dos dados de cada empresa, senhas guardadas apenas como hash, bloqueio temporário após tentativas repetidas de login, permissões por perfil e registro de atividades. Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes; se ocorrer um incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante, comunicaremos os Clientes afetados e, quando cabível, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

28Limitação de responsabilidade

Na máxima extensão permitida pela lei:

• não respondemos por lucros cessantes, perda de contratos, multas ou outros danos indiretos decorrentes do uso ou da impossibilidade de uso do Serviço, incluindo prazos perdidos por dados incorretos, e-mails não recebidos ou falta de acompanhamento do painel pelo Cliente;
• não respondemos pelo Conteúdo do Cliente;
• nossa responsabilidade total fica limitada ao valor pago pelo Cliente nos 12 meses anteriores ao fato que originou a reclamação.

Nada nestes Termos afasta direitos que a lei não permita limitar.

29Alterações do Serviço

Podemos melhorar, alterar ou descontinuar funcionalidades, preservando a finalidade essencial do Serviço contratado. Mudanças que reduzam recursos de um plano em vigor serão avisadas com antecedência aos Administradores.

30Alterações dos Termos

Podemos atualizar estes Termos. Cada versão tem número e data (veja o topo desta página). Mudanças relevantes serão comunicadas aos Administradores por e-mail ou por aviso no Serviço antes de entrarem em vigor, e o aceite da nova versão fica registrado. O histórico dos aceites é mantido.

31Lei aplicável

Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) e o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).

32Foro

Eventuais controvérsias serão resolvidas no foro competente, nos termos da legislação brasileira. Antes disso, procure-nos pelo e-mail de contato: a maior parte das questões se resolve por lá.

33Contato

Dúvidas sobre estes Termos, suporte e assuntos comerciais: contact@docnitz.com. Assuntos de proteção de dados: veja a seção "Contato e direitos" da Política de Privacidade.